أفضل استخدام للذكاء الاصطناعي التوليدي للعاملين في المكاتب حتى الآن هو تخفيف استنزاف الإنتاجية الهائل: تلبية العبء الزائد

• أفاد بعض مستخدمي أداة Copilot AI من Microsoft أنها ساعدتهم على حضور اجتماعات أقل.
• يقول العديد من العمال أن الاجتماعات الزائدة يمكن أن تضر بإنتاجيتهم.
• يمكن لملخصات الاجتماعات التي يتم إنتاجها بواسطة الذكاء الاصطناعي أن تسهل على الموظفين متابعة الاجتماعات الفائتة.

إذا كنت تكره الاجتماعات، فأنت كذلك قد ترغب في أن تتبنى شركتك تقنيات الذكاء الاصطناعي.

في شهر مارس، أصدرت مايكروسوفت بحثًا جديدًا يعتمد على دراسة استقصائية شملت 1300 مستخدم لبرنامج Copilot، مساعد الذكاء الاصطناعي التوليدي للشركة. أفاد المستخدمون، الذين يقيم معظمهم في أمريكا الشمالية وأوروبا، أن إحدى أكبر فوائد استخدام أداة الذكاء الاصطناعي هي أنها جعلت من الممكن لهم قضاء وقت أقل في الاجتماعات.

وقال 37% من العمال الذين استخدموا الأداة لمدة 10 أسابيع أو أكثر إنهم استخدموها لحضور اجتماعات أقل، مقارنة بـ 22% استخدموها بين سبعة و10 أسابيع و18% استخدموها بين ثلاثة وستة أسابيع.

في منشور بالمدونة، كتبت Microsoft أن مساعدة الموظفين كان تعويض الاجتماعات الفائتة من بين “المكاسب السهلة” للعاملين والشركات التي تتطلع إلى تعزيز الإنتاجية باستخدام الذكاء الاصطناعي. على سبيل المثال، يمكن للموظفين الذين فاتتهم اجتماع ما قراءة ملخص للحدث تم إنتاجه بواسطة الذكاء الاصطناعي. من الناحية النظرية، هذا من شأنه أن يجعلهم يتقدمون بسرعة دون مطالبتهم بمشاهدة إعادة الاجتماع بأكمله أو الاستماع إليه – أو ملاحقة زملائهم للحاق بهم.

كان توفير الوقت في الاجتماعات من بين الأسباب التي جعلت مستخدم Copilot العادي يوفر 14 دقيقة يوميًا، أي ما يعادل خمس ساعات في الشهر أو أسبوع عمل ونصف أسبوع العمل سنويًا.

وكتبت مايكروسوفت في منشور مدونتها: “أخبر موظفيك ألا يقلقوا بشأن تدوين الملاحظات أو الاستماع إلى التسجيل، وبدلاً من ذلك اطلب من الذكاء الاصطناعي تلخيص النقاط الرئيسية”. “يمكن للمديرين التنفيذيين استخدامه لتلخيص المستندات الطويلة أو سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة.”

يعتقد العديد من الأميركيين أن الاجتماعات يمكن أن تؤثر سلبًا على إنتاجيتهم. في دراسة استقصائية شملت 1000 من العاملين في مجال المعرفة في الولايات المتحدة، أجريت في ديسمبر/كانون الأول 2023 ويناير/كانون الثاني من قبل شركة البرمجيات أتلاسيان، بالشراكة مع شركة ويكفيلد للأبحاث، قال 73% من المشاركين إن جدول اجتماعاتهم يجعل من الصعب إنجاز عملهم. تتم تقديم نتائج الاستطلاع للمشاركين في الولايات المتحدة إلى Business Insider.

قال 79% من المشاركين أنهم سيكونون أكثر إنتاجية في وظائفهم إذا تمكنوا من قضاء وقت أقل في الاجتماعات. علاوة على ذلك، قال 50% من المشاركين أنهم يضطرون إلى العمل لساعات إضافية على الأقل بضعة أيام في الأسبوع بسبب كثرة الاجتماعات. قال معظم المشاركين إن اجتماعاتهم استغرقت ضعف الوقت الذي يحتاجون إليه.

في حين أن الذكاء الاصطناعي يوفر بالفعل وقت بعض العاملين، إلا أن العديد من الشركات لا تزال تكتشف بالضبط كيف يمكن لهذه التقنيات أن تضيف قيمة. تشير أبحاث مايكروسوفت إلى أن استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي للتقليل من وقت الاجتماع يمكن أن يكون بمثابة الثمرة القريبة بالنسبة لبعض المتبنين الجدد.

يمكن أن يؤدي تعزيز إنتاجية الذكاء الاصطناعي إلى توفير أموال الشركات، لكن الفوائد قد تستغرق بعض الوقت

إن قضاء الكثير من الوقت في الاجتماعات لا يعد أمرًا محبطًا للعديد من الموظفين فحسب، بل إن التأثير على الإنتاجية يمكن أن يكون له تأثير كبير على النتيجة النهائية للشركة. وجدت دراسة أجرتها شركة البرمجيات Otter.ai وستيفن روجيلبيرج عام 2022، أستاذ العلوم التنظيمية في جامعة نورث كارولينا في شارلوت، أن الشركة المتوسطة “أهدرت” حوالي 25 ألف دولار لكل موظف من خلال جدولة اجتماعات غير ضرورية.

وكتب روجيلبيرج: “تستثمر المنظمات مبلغًا كبيرًا من المال في موظفيها، وبالتالي في الاجتماعات التي يحضرونها”. “هناك إمكانية لتحقيق وفورات هائلة في التكاليف… عن طريق تقليل الحضور غير الضروري للاجتماعات.”

ملخصات الاجتماعات ليست الطريقة الوحيدة التي تساعد بها أدوات الذكاء الاصطناعي العاملين على توفير الوقت. وجد استطلاع أجرته HubSpot في عام 2023 على 648 متخصصًا في المبيعات أن البعض كان يوفر أكثر من ساعتين يوميًا باستخدام الذكاء الاصطناعي لجدولة الاجتماعات وتدوين الملاحظات وإدخال البيانات.

وجدت دراسة استقصائية أجرتها شركة Slack على أكثر من 10000 موظف مكتبي عالمي في شهر يناير أن 24% منهم حاولوا استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في العمل. قال حوالي 80% من هؤلاء المستخدمين إن هذه الأدوات عززت إنتاجيتهم: كانت المساعدة في الكتابة، وأتمتة سير العمل، وتلخيص المحتوى من بين أفضل الطرق التي قال المشاركون فيها إن أدوات الذكاء الاصطناعي ذات قيمة مضافة.

على الرغم من قدرة الذكاء الاصطناعي على تعزيز الإنتاجية، إلا أن رؤية الفوائد قد تستغرق بعض الوقت. وجدت أبحاث مايكروسوفت أن استخدام أداة Copilot الخاصة بها لمدة 11 أسبوعًا كان بمثابة “لحظة الاختراق” حيث أبلغ غالبية المستخدمين عن تحسن في أربعة مجالات: الإنتاجية، والاستمتاع بالعمل، والتوازن بين العمل والحياة، والقدرة على حضور اجتماعات أقل.

إن منحنى التعلم الذي يمكن أن يأتي مع أدوات الذكاء الاصطناعي هو السبب وراء قيام بعض الشركات بتزويد الموظفين بمزيد من موارد التدريب وتشجيعهم على تجربة هذه التقنيات.

من المؤكد أن تأثير تبني الذكاء الاصطناعي على العمال سيكون على الأرجح مختلطا. على سبيل المثال، قال ربع الرؤساء التنفيذيين العالميين الذين شملهم الاستطلاع الذي أجرته شركة برايس ووترهاوس كوبرز الاستشارية بين أكتوبر/تشرين الأول الماضي ونوفمبر/تشرين الثاني، إنهم يخططون “لتقليل عدد الموظفين بنسبة 5% على الأقل في عام 2024 بسبب الذكاء الاصطناعي التوليدي”.

هل وفرت لك أدوات الذكاء الاصطناعي الوقت في العمل؟ وكيف تستخدمها في واجبات عملك؟ شارك تجربتك مع هذا المراسل على [email protected].