تواجه الشركات في جميع أنحاء العالم تحديًا مستمرًا في إدارة الوقت وتحسين الإنتاجية، وغالبًا ما تُعتبر الاجتماعات من أكبر مستهلكات الوقت والموارد. يسعى العديد من المديرين التنفيذيين إلى تقليل الاعتماد على الاجتماعات كجزء من جهودهم لتبسيط العمليات وزيادة الكفاءة. وفي هذا السياق، يتبنى سريدهار راماسوامي، الرئيس التنفيذي لشركة Snowflake، نهجًا صارمًا لضمان أن تكون الاجتماعات فعالة ومثمرة، مع التركيز على الأجندة المسبقة والمناقشات المفتوحة.
أكد راماسوامي، الذي تولى منصبه في عام 2023، أن شركته تتبع عدد المكالمات والاجتماعات الشخصية كجزء من سعيها لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. ويرى أن الاجتماعات يمكن أن تتحول إلى بيروقراطية معقدة، وأن كل فرد يكره البيروقراطية باستثناء تلك التي يشارك فيها بنفسه. هذا الوعي دفعه إلى وضع قواعد صارمة لعملية اتخاذ القرارات داخل الشركة.
أهمية تقليل الاجتماعات وزيادة الفعالية
يعتقد راماسوامي أن الاجتماعات يجب أن تكون أداة لتحقيق أهداف محددة، وليست مجرد روتين أو وسيلة للحفاظ على الظاهر. ويركز على ضرورة وجود هدف واضح لكل اجتماع، وأن يكون الحضور ضروريًا لتحقيق هذا الهدف. يأتي هذا في إطار توجه عام نحو تقليل الوقت الضائع في الاجتماعات غير المنتجة، وهو ما يمثل تحديًا كبيرًا للعديد من المؤسسات.
يؤكد راماسوامي أنه لا يتخذ القرارات المتعلقة بالمنتجات أو الشركة في اجتماعات فردية، بل يعتمد على نشر الملاحظات قبل وبعد هذه الاجتماعات لضمان الشفافية والمساءلة. هذه الخطوة تهدف إلى إبعاد عملية اتخاذ القرار عن التأثيرات الشخصية وتعزيز اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.
أربعة مبادئ أساسية للاجتماعات الفعالة
لضمان أن تكون الاجتماعات استثمارًا جيدًا للوقت، يضع راماسوامي أربعة متطلبات أساسية يجب الالتزام بها في جميع الاجتماعات:
أولاً: الأجندة والملاحظات. يشدد راماسوامي على أهمية مشاركة جدول أعمال مفصل قبل الاجتماع بوقت كافٍ. ويقول إنه لا يحضر أي اجتماع لا يتم فيه نشر جدول الأعمال والمواد ذات الصلة مسبقًا. ويخصص الرئيس التنفيذي كل صباح من الساعة الخامسة حتى السابعة لتهيئة نفسه للاجتماعات القادمة. بالإضافة إلى ذلك، يتوقع نشر ملاحظات مفصلة بعد كل اجتماع لتلخيص النقاط الرئيسية والقرارات المتخذة.
ثانيًا: تحديد الغرض. يرفض راماسوامي عقد الاجتماعات لمجرد “وضع علامة” على مهمة أو “البقاء على اطلاع”. بدلاً من ذلك، يفضل أن تكون الاجتماعات مُدارة بشكل جيد، مع حضور الأشخاص المناسبين ووجود رؤية واضحة للموضوع المطروح للنقاش. ويعتبر أن الاجتماعات يجب أن تكون وسيلة لتحقيق نتائج ملموسة، وليست مجرد فرصة للتجمعات الرسمية.
ثالثًا: تشجيع المناقشة المفتوحة. يرى راماسوامي أن الاجتماعات يجب أن تكون مساحة لتبادل الأفكار ووجهات النظر المختلفة، وليس مجرد تكرار للحقائق. ويقول إن الحقائق يمكن الاطلاع عليها بشكل مستقل، وأن قيمة الاجتماع تكمن في الحوار البناء. ويحرص على ضمان وجود تنوع في الآراء خلال الاجتماعات، ويحاول توجيه المجموعة بعيدًا عن أي ديناميكيات قد تؤدي إلى هيمنة شخص أو اثنين على النقاش.
رابعًا: الإيجاز والسرعة. يعترف راماسوامي بأنه يشعر بعدم الارتياح في الاجتماعات الطويلة، ويفضل إنجاز الأمور بسرعة وكفاءة. ويقول إنه إذا تم تحقيق “نجاح باهر” في اجتماع، فإنه يقترح على الجميع المغادرة على الفور. ويضيف أنه يوجه الموظفين إلى “المغادرة بهدوء الآن، خشية أن نخلق المزيد من المشاكل لأنفسنا”.
تأتي هذه المبادئ في سياق أوسع لتبني الشركات لأساليب عمل أكثر مرونة ورشاقة، مع التركيز على النتائج والكفاءة. وتشمل هذه الأساليب أيضًا استخدام أدوات التعاون الرقمي وتقليل الاعتماد على البريد الإلكتروني. تعتبر إدارة الوقت بشكل فعال من أهم العوامل التي تساهم في نجاح الشركات في بيئة العمل التنافسية الحالية.
من المتوقع أن تستمر الشركات في البحث عن طرق جديدة لتحسين إدارة الاجتماعات وزيادة إنتاجية الموظفين. وسيكون من المهم مراقبة التطورات في هذا المجال، وتقييم مدى فعالية الأساليب المختلفة في تحقيق الأهداف المرجوة. كما سيكون من الضروري تكييف هذه الأساليب مع الاحتياجات الخاصة لكل شركة وثقافتها التنظيمية. في المستقبل القريب، قد نشهد زيادة في استخدام الذكاء الاصطناعي في تحليل الاجتماعات وتقديم توصيات لتحسينها.