هل تحتاج حقًا إلى هذا الفصل الإضافي؟ فيما يلي نصائح لتقليل وترويض فوضى مكان العمل

نيويورك (AP)-يبدأ مع ملاحظة ما بعد ذلك مع تذكير. ثم بار الشوكولاتة ربما تأكله لاحقًا. يجد سلك شحن إضافي أو اثنين طريقهما إلى هذا المزيج ، إلى جانب جهاز كمبيوتر محمول ، ومجلد مليء بالمشاريع ، وحبل من مؤتمر حديث وانزلاق إذن تم إرساله إلى المنزل من المدرسة.

وقريباً ، فإن كومة الأشياء على مكتبك التي يتم تخصيصها في وقت لاحق تصبح عملاقة ، كومة ساحقة.

فوضى الحياة الحديثة وسهولة تجميع العناصر الرخيصة من خلال التسوق عبر الإنترنت ساهمت في وفرة من الفوضى. هذا صحيح في المكاتب المنزلية ومساحات العمل التقليدية على حد سواء. ويمكن أن تستنزف تلك الممتلكات في غير محله مواردنا العقلية ، وتشتيت انتباهنا عن العمل وسحب إنتاجيتنا.

وقالت ماريتا فان دن بيرج ، الطبيب النفسي والمدير الطبي لمستشفى ساري التذكاري في كولومبيا البريطانية: “يقلل الفوضى النطاق الترددي لدينا. إنه يؤثر سلبًا على تصورنا لبيئتنا أو أنفسنا”. “إنه يؤثر على ما إذا كنا نتخذ خيارات جيدة أم لا. حتى أنه يؤثر على مستويات التوتر ونا مستويات النوم“

وجد الباحثون في جامعة كاليفورنيا في لوس أنجلوس أن النساء اللائي يعشن مع كثافة عالية من الأشياء المنزلية كانن مستويات عالية من هرمون الإجهاد الكورتيزول.

بينما تشرع الأسر وأماكن العمل في تنظيف الربيع ، من الممكن تقليل الفوضى و تجد المزيد من السلام العقلي.

وقال مات باير ، صاحب Matt Baier في ستامفورد ، كونيتيكت: “تنتشر الأمور في حياتنا بسهولة شديدة. نحتاج إلى خطة تنافسية لتوزيع الأشياء”. “مثال جيد على ذلك هو الشراء على أمازون. إنه أمر سهل للغاية. تأتي الصناديق. لدينا العديد من المنازل التي تتراكم فقط مع الصناديق ، فتحة وغير مفتوحة ، أشياء تحتاج إلى إرجاعها ، صناديق تحتاج إلى التخلص منها.”

كومة من القرارات المؤجلة

هناك العديد من الأسباب التي نتراكم بها الفوضى. في بعض الأحيان لا نعرف أين نضع كل ما هبط في أيدينا. في أوقات أخرى ، تمثل الورقة مهمة – سواء كانت تدفع فاتورة أو إجراء مكالمة هاتفية – لا يمكننا معالجتها على الفور.

وقال فان دن بيرج: “الفوضى هو في الواقع مجرد قرار أو اتخاذ إجراء مؤجل”. “إنها أشياء نلتقطها ونضعها. لذلك نحن لا نتخذ قرارًا بشأن هذا الورق على مكتبك ، أو هذا الكتاب.”

إن أخذ دقيقة لوضع عنصر في مكانه الصحيح يمكن أن يوفر الوقت على المدى الطويل. يمكن أن تدخل الورقة التي تتطلب مكالمة هاتفية إلى صندوق يحمل اسم “عناصر العمل”.

وقالت رينيه براون ، مالك Renee Brown Vistorizing ، ومقره في مينيابوليس: “إذا كان كل شيء فوضويًا ولم تتمكن من العثور على أي شيء ، فأنت لا تجلب أفضل ما لديك للعمل”.

توفير الوقت للتراجع

مساحة عمل فوضوية يمكن أن تكون مخيفة. وقال براون إنك لا تضطر إلى معالجة كل شيء في يوم واحد. الالتزام بالجلسات الصغيرة المرسلة على مدار أسبوع أو أشهر يمكن أن يحدث فرقًا.

” انظر إلى جدولك الزمني. هل يمكنك العثور على 15 دقيقة أو 30 دقيقة وحظره؟ ” سأل براون.

قالت جيني ألبرتيني ، مالكة Declutter من قبل Jenny ، التي تعمل مع عملاء فرديين وشركات ، إن بعض أماكن العمل تضع وقتًا للموظفين لإرهاق ملفاتهم والبريد الإلكتروني عبر البريد الإلكتروني أسبوعيًا أو ربع سنوي.

وقال ألبرتيني: “لا بأس في قضاء ساعة في الأسبوع أو مهما كنت بحاجة إلى ترفض صناديق الوارد الخاصة بك ، وتنظيم ملفاتك”. “وجود هذا الوقت المجدولة في ما يجعل الناس يشعرون بالمساءلة.”

وقالت إن الموظفين يمكنهم التجمع على التكبير لدعم بعضهم البعض أثناء التراجع.

ابدأ بالفرز

يقترح العديد من المنظمين المحترفين فرز الأشياء من نفس الفئة معًا. وبهذه الطريقة ، يمكنك أن ترى مقدار كل مجموعة لديك وتخلى عن أي إضافات. بعد جمع الإمدادات المكتبية ، قد تجد أن لديك المزيد من المخاطر أو الشحن أكثر مما تحتاجه.

ومع الصورة الكاملة ، قال ألبرتيني: “يمكننا أن نقول فجأة ،” أوه ، لم أكن أدرك أنني واصلت شراء أقلامًا إضافية ، لأن البعض كان في هذا الدرج ، وبعضها انتهى في هذا الكأس ، وكان البعض في حقيبة التسوق هذه على الأرض. “

يوصي باير ، الذي يوضح استراتيجيات التراجع على YouTube ، بالفرز على سطح نظيف مثل طاولة قابلة للطي. إعداد صناديق للقمامة وإعادة التدوير والأوراق إلى تمزيق. وقال إن صناديق المصرفيين مريحة للفرز ، ويمكنك تصنيفها مع ملاحظات لزجة لفئات مثل الإلكترونيات واللوازم المكتبية والتذكارات.

قم بتسمية مربع واحد “في مكان آخر” للعناصر التي تنتمي إلى غرفة مختلفة ؛ وقال باير إن توزيعها لاحقًا حتى لا تصرف انتباهك.

بمجرد فرز العناصر إلى فئات ، ثم انتقل إلى كل مربع للتخلص من ما لا تحتاجه.

معالجة أكوام الأوراق

عند مواجهة كتلة من الأوراق ، فكر فيما إذا كنت مطلوبًا قانونًا للحفاظ على ملفات معينة ، ثم اسأل ، “متى كانت آخر مرة استخدمت فيها هذا المستند؟” قال ألبرتيني.

“هل لديك أي شيء قادم تعرف أنك بحاجة إليه؟ هل هذه النسخة الورقية هي الوحيدة؟ هل ستكون قادرًا على القيام بعملك أو مهمتك إذا لم تعد لديك هذا؟” قالت.

يوصي باير بتقسيم الأوراق إلى أربع مجموعات: تشغيل الملفات ، والتي تحتاج إلى التصرف عليها ؛ ملفات الجلوس ، التي تحتاج إلى الوصول بانتظام ؛ ملفات النوم ، التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها فقط في حالة ما ولكن يمكنك تخزينها عن بُعد ؛ والملفات الميتة ، التي لم تعد بحاجة إليها.

قال باير: “حدد سبب الاحتفاظ بالملفات ، لأنه عندما تكون واضحًا بشأن سبب الاحتفاظ بشيء ما ، فإنه يأخذك إلى المكان الذي يجب أن تذهب إليه”.

وقال إنه مع وجود نظام ورقي في مكانه ، يمكنك تكراره سنويًا ويجب أن يستغرق الأمر حوالي 20 دقيقة فقط.

ترفض الرقمية

عند تنظيم الملفات الرقمية ، خذ نفس النهج مثل الورق: الفرز إلى فئات ، ثم تقليل. العمل في رشقات زمنية قصيرة لمنع التعب في القرار ، قال ألبرتيني.

وقال ألبرتيني: “نحن نتطلع حقًا إلى تكريس عناصر أو تقليل الرقم الذي لديك ليس حقًا خاصًا”.

مع العروض التقديمية ، حذف المسودات والحفاظ على المنتج النهائي. إذا كان لديك صور لحدث ما ، فاختر أفضل اثنين أو ثلاثة و حذف الباقي. مع البريد الإلكتروني ، اسأل نفسك ، “هل سأحتاج إلى هذا البريد الإلكتروني مرة أخرى لإنجاز وظيفتي؟ هل سيوفر المعرفة أو الدافع للعمل المستقبلي؟” وقال ألبرتيني إنه إذا كان الجواب لا ، فاحذفه.

في بعض برامج البريد الإلكتروني ، يمكنك إرسال بريد تلقائي من عميل أو فريق معين إلى مجلد. وقال براون إنه إذا كان لديك آلاف رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة ، فيمكنك نقلها إلى أرشيف رقمي في نهاية العام.

فكر قبل الشراء

إحدى الطرق الواضحة لتقليل فوضى المكاتب هي شراء أشياء أقل. يمكن أن يكون من المغري شراء فواصل أو صواني من الدرج لتنظيم الأقلام والمقص. ولكن هناك مسار آخر هو إعادة استخدام مربعات بطاقة المعايير من الورق المقوى أو مربعات بطاقة المعايدة.

قال براون: “ليس عليك الخروج والحصول على عناصر باهظة الثمن”. “دعنا نجد ما لديك بالفعل في المنزل ونستخدمه بدلاً من ذلك.”

___

شارك قصصك وأسئلتك حول عافية مكان العمل في (البريد الإلكتروني المحمي). اتبع تغطية AP بشكل جيد ، مع التركيز على العافية واللياقة والنظام الغذائي والصحة العقلية في https://apnews.com/hub/be-well.