لندن (AP) – يعد العام الجديد دائمًا وقتًا مناسبًا لبداية جديدة – بما في ذلك صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك. لكي نبدأ عام 2025 بسجل نظيف، لماذا لا نمسح كل تلك الرسائل غير الضرورية وغير المرغوب فيها؟
إذا كنت مثلي، فستكون لديك أكوام من الرسائل المتراكمة في صندوق الوارد الخاص بك: الإيصالات، وبيانات البنك وبطاقات الائتمان، وفواتير الهاتف المحمول، وتذاكر الطائرة، وحجوزات المطاعم، والتذكيرات، والتحذيرات الأمنية، والبريد العشوائي والمزيد.
ممزوجة بكل هذه المخلفات الإدارية قد تكون هناك بعض الرسائل الشخصية من الأصدقاء والعائلة التي تستحق الاحتفاظ بها.
هناك عدة أسباب لتطهير كل تلك الفوضى الرقمية. أولاً، فهو يقلل من المخاطر في حالة حدوث خرق للبيانات. إذا تمكن المتسللون بطريقة ما من الوصول إلى بريدك الإلكتروني، فلن يكون لديهم أي معلومات شخصية أو مالية مثل تفاصيل بطاقة الائتمان لسرقةها.
يساعد البريد الوارد المرتب أيضًا على تعزيز الإنتاجية والتركيز لأنه من الأسهل العثور على الرسائل المهمة إذا لم تكن مضطرًا إلى التدقيق في مجموعة كبيرة من الرسائل غير ذات الصلة.
يدعو بعض أنصار الإنتاجية إلى عدم وجود صندوق بريد وارد، وهي ممارسة تتطلب التعامل مع كل بريد إلكتروني يأتي بحيث يصبح صندوق الوارد الخاص بك فارغًا بحلول نهاية اليوم.
ولكن من لديه الوقت والطاقة لذلك؟ إذا كنت مشغولاً، فمن الأسهل التعامل مع الرسائل التي تحتاج إلى اهتمام فوري وتجاهل الباقي. أي حتى يصبح حجم العمل المتراكم كبيرًا جدًا.
فيما يلي بعض الحيل لضبط البريد الوارد الخاص بك عن طريق استبعاد رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها من الرسائل المهمة:
تخلص من المرفقات
كانت حسابات البريد الإلكتروني تحتوي على مساحة تخزين محدودة، مثل غيغابايت أو اثنتين على الأكثر، مما يعني أن الرسائل ذات المرفقات الكبيرة تشغل مساحة كبيرة. في الوقت الحاضر، يأتي البريد الإلكتروني مزودًا بمساحة تخزينية كبيرة مجانية، ولكن لا يزال من الممارسات الجيدة مسح الرسائل كبيرة الحجم لأنها تميل إلى التراكم بمرور الوقت. هل تحتاج حقًا إلى الاحتفاظ بكل تلك الصور عالية الدقة لأحفاد صديق منسي؟
في Microsoft Outlook، انقر فوق عمود أو زر “الحجم” لتعويم أكبر الرسائل إلى الأعلى، حيث يمكنك تصفحها وحذفها. يتيح Outlook أيضًا للمستخدمين الفرز حسب المرفقات بحيث تظهر الرسائل التي تحتوي على ملفات مضافة في الأعلى. إذا كنت تريد حفظ الرسالة نفسها، فانقر بزر الماوس الأيمن على المرفق لإزالته.
في Gmail، انتقل إلى إعدادات البحث لتصفية الرسائل التي “أكبر من” حجم معين. ابدأ بـ 20 ميغابايت، على سبيل المثال، ثم قلل العدد تدريجيًا.
فرزها
يمكن أن تشغل رسائل البريد الإلكتروني الواردة من المرسلين الآليين المتكررين، مثل الرسائل الإخبارية والقوائم البريدية، مساحة كبيرة في صندوق الوارد الخاص بك. أو ربما تتلقى الكثير من الإشعارات الأمنية من البنك الذي تتعامل معه والتي قد تكون مهمة في الوقت الحالي ولكنها سرعان ما تصبح قديمة.
غالبًا ما يكون حذفها بشكل فردي أمرًا شاقًا للغاية، لذا قم بتصفية البريد الوارد الخاص بك حسب المرسل لحذفها كمجموعة. في Outlook، انقر فوق العمود أو الزر “من”. في بريد Gmail أو Yahoo، استخدم شريط البحث للبحث عن عنوان البريد الإلكتروني للمرسل.
ادمج هذا مع خدعة بحث أخرى تعمل على تضييق النطاق الزمني لتصفية جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة التي لم تتمكن من حذفها مطلقًا. في Outlook أو Gmail، يمكنك تعيين نطاق زمني لالتقاط رسائل البريد الإلكتروني، على سبيل المثال، من 2010 إلى 2017، حتى تتمكن من التخلص، على سبيل المثال، من كل فواتير الخدمات التي لم تعد بحاجة إليها بعد الآن.
الكلمات الرئيسية
تميل رسائل البريد الإلكتروني الواردة من القوائم البريدية إلى تضمين كلمات أو لغة معينة تجعل عملية تصفيتها أسهل قليلاً. أحد هذه المصطلحات الواضحة هو “إلغاء الاشتراك”. سيؤدي البحث عن كلمة كهذه، والتي لا تُستخدم عادةً في رسائل البريد الإلكتروني التي يكتبها البشر، إلى تحديد جميع الرسائل الإخبارية لسهولة حذفها.
خدعة النسخ الكربوني
يمكن اعتبار نسخ الجميع إلى سلسلة بريد إلكتروني أمرًا مهذبًا ومهذبًا – أو مزعجًا، اعتمادًا على ما إذا كان موضوع الرسالة ذا صلة بك أم لا. بالتأكيد، إنها فكرة جيدة أن ترسل نسخة إلى كل شخص في المكتب بشأن سياسة مهمة تنطبق على جميع الموظفين ولكن ربما لا تتعلق باجتماع حول يوم إحضار طفلك إلى العمل إذا لم يكن لديك أطفال.
يوجد في Outlook طريقة لتصفية جميع رسائل البريد الإلكتروني التي لا تكون فيها المستلم الرئيسي. انتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، وانقر على “القواعد”، ثم “إنشاء” قاعدة. انتقل إلى “الخيارات المتقدمة”، ثم حدد “حيث يوجد اسمي في مربع النسخة”. بالنسبة للخطوة التالية، يمكنك تحديد المربع لنقله إلى مجلد، أو حتى حذفه نهائيًا إذا كنت تشعر بالثقة.
يمكن لمستخدمي Gmail القيام بشيء مماثل باستخدام وظيفة البحث. اكتب cc: وعنوان بريدك الإلكتروني.
الخيار النووي
ربما تكون قد جربت كل هذه الحيل المختلفة وقمت بتقليص عدد أعمالك المتراكمة ولكن لا يزال لديك الكثير من الأشياء التي لم تجربها بعد. وقد يكون الوقت قد حان للنظر في الخيار النووي: حذف كل شيء.
تكمن فائدة هذا النهج في أنه يوفر لك بالفعل صفحة بيضاء. لن يكون لديك المزيد من القلق العقلي إذا لم يكن لديك أي رسائل أخرى تقلق بشأنها. العيب بالطبع هو أنك قد تفقد أي رسائل قد تكون مهمة أو ثمينة.
___
هل هناك موضوع تقني تعتقد أنه يحتاج إلى شرح؟ اكتب لنا على (البريد الإلكتروني محمي) مع اقتراحاتكم للإصدارات المستقبلية من One Tech